KI-Werkzeugverzeichnis für den Betrieb anlegen

Bevor ein Betrieb Regeln für den Umgang mit KI aufstellt oder Mitarbeitende schult, braucht er eine einfache Frage beantwortet: Welche KI-Werkzeuge werden bei uns überhaupt genutzt, von wem und wofür? In vielen kleinen Betrieben weiß das niemand genau. Einer nutzt einen Chatbot für Texte, eine andere ein Übersetzungswerkzeug, im Buchhaltungsprogramm steckt eine Funktion, die automatisch Vorschläge macht. Ein Werkzeugverzeichnis bringt Ordnung in diese Lage. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung.

Warum ein Verzeichnis sinnvoll ist

Die EU-KI-Verordnung verlangt in Artikel 4, dass Betriebe, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten sorgen. Nach Berichten wurde der Artikel 2026 durch den sogenannten KI-Omnibus abgeschwächt, von einer strengen Sicherstellungspflicht hin zu einer Pflicht, Kompetenz zu fördern. Den genauen Wortlaut prüfst du am besten im Amtsblatt der EU oder mit einer Rechtsberatung. Unabhängig davon gilt: Wer nicht weiß, welche Werkzeuge im Haus sind, kann weder sinnvoll schulen noch Regeln setzen. Das Verzeichnis ist deshalb der erste, einfachste Schritt.

Was ins Verzeichnis gehört

Eine Tabelle mit einer Zeile je Werkzeug reicht. Sinnvolle Spalten sind:

Name des Werkzeugs und Anbieter
Wofür es genutzt wird, zum Beispiel Textentwürfe, Übersetzung, Bildbearbeitung, Bewerbersichtung
Wer es nutzt und mit welchem Konto, dienstlich oder privat
Welche Daten hineingehen: keine, nur öffentliche, interne oder personenbezogene
Wer prüft die Ergebnisse, bevor sie nach außen gehen
Datum der letzten Überprüfung

So gehst du vor

Alle fragen. Stelle in einer Teamrunde oder per Kurzumfrage drei Fragen: Welche KI-Werkzeuge nutzt du? Wofür? Mit welchem Konto? Mache deutlich, dass es um Überblick geht und nicht um Schuldzuweisung. Sonst bleibt der private Gebrauch im Verborgenen.
Eingebaute Funktionen mitdenken. Viele Programme haben KI-Funktionen, etwa Textvorschläge im Mailprogramm oder automatische Zusammenfassungen. Schau in die Einstellungen der Programme, die ihr täglich nutzt.
Einsatz einordnen. Markiere je Werkzeug, ob der Einsatz harmlos ist, etwa Formulierungshilfe ohne Daten, oder heikel, etwa wenn Kundendaten oder Bewerbungen verarbeitet werden. Heikle Fälle bekommen als Nächstes klare Regeln.
Verantwortliche festlegen. Eine Person kümmert sich darum, dass das Verzeichnis aktuell bleibt.
Termin setzen. Einmal im Quartal oder bei jedem neuen Werkzeug wird die Liste ergänzt.

Ein kleines Beispiel

Ein Betrieb mit fünf Beschäftigten trägt ein: Chatbot, genutzt von Büro und Geschäftsführung für Entwürfe von E-Mails und Angeboten, Daten: keine Kundennamen, Prüfung durch die Absenderin. Dann ein Übersetzungswerkzeug im Browser, genutzt vom Einkauf, Daten: Produktbeschreibungen. Und schließlich die Textvorschläge im Mailprogramm, die vom ganzen Team genutzt werden. Schon diese drei Zeilen zeigen, dass der Betrieb mehr KI im Einsatz hat, als er dachte, und wo er Regeln braucht.

Typische Fehler

Das Verzeichnis wird einmal angelegt und nie wieder angefasst.
Private Konten für dienstliche Zwecke bleiben unerwähnt.
Nur die auffälligen Chatbots stehen drin, eingebaute Funktionen fehlen.
Es gibt keine Verantwortliche oder keinen Verantwortlichen.

Fragen, die im Gespräch helfen

Manche Mitarbeitende nutzen KI aus Unsicherheit heimlich, weil sie fürchten, etwas falsch zu machen. Hilfreich sind offene Fragen: Wobei hat dir ein Werkzeug zuletzt Zeit gespart? Wo hat es dich enttäuscht? Was würdest du gern damit tun, dich aber nicht trauen? Die Antworten zeigen nicht nur, was im Verzeichnis fehlt, sondern auch, wo Schulung wirklich gebraucht wird. Halte die Antworten kurz fest, ohne Namen unnötig zu verbreiten, und trage nur ein, was für das Verzeichnis nötig ist.

Ein weiterer Tipp: Lege fest, wie neue Werkzeuge ins Verzeichnis kommen. Wer ein neues Programm ausprobieren möchte, meldet das kurz bei der verantwortlichen Person. Das dauert eine Minute und verhindert, dass die Liste sofort wieder veraltet.

Wie es weitergeht

Aus dem Verzeichnis ergeben sich die nächsten Schritte fast von selbst: Regeln für erlaubte und verbotene Daten, eine kurze Unterweisung mit Beispielen aus eurem Alltag und eine Dokumentation, wer wann teilgenommen hat. Eine fertige Vorlage findest du in der KI-Bestandsaufnahme. Für die Unterweisung gibt es die Team-Unterweisung KI, und für die Ablage der Nachweise den Nachweis-Ordner. Wer beides zusammen möchte, schaut ins Komplettpaket.

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Stand November 2026.