KI-Schulung im Betrieb dokumentieren: Nachweis in 5 Schritten

Du hast dein Team zum Umgang mit KI unterwiesen, vielleicht eine Stunde Präsentation mit Beispielen und Fragerunde. Jetzt stellt sich die nächste Frage: Wie hältst du das so fest, dass du es später zeigen kannst, etwa einem Kunden, der nachfragt, einer Prüfung oder einfach dir selbst bei der nächsten Auffrischung? Ein einfacher Nachweis genügt meist, wenn er klar und vollständig ist. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung.

Warum dokumentieren?

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verlangt KI-Kompetenz bei den Beschäftigten, die KI einsetzen. Eine bestimmte Form der Schulung oder des Nachweises schreibt die Verordnung nicht vor. Nach Berichten wurde die Pflicht 2026 durch den KI-Omnibus abgeschwächt; den genauen Wortlaut solltest du im Amtsblatt der EU oder mit einer Rechtsberatung prüfen. Ein kurzer Nachweis zeigt in jedem Fall, dass du dich ernsthaft gekümmert hast, und er hilft dir, die Auffrischung nicht zu vergessen.

Schritt 1: Anlass und Ziel festhalten

Schreibe in zwei Sätzen, warum die Unterweisung stattfand und was erreicht werden sollte. Zum Beispiel: „Alle Beschäftigten, die KI-Werkzeuge nutzen, sollen wissen, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen und wie Ergebnisse geprüft werden.“

Schritt 2: Inhalte aufzählen

Notiere in Stichpunkten, was besprochen wurde:

Was die eingesetzten Werkzeuge können und wo sie Fehler machen
Welche Daten nie eingegeben werden dürfen
Wer Ergebnisse prüft, bevor sie nach außen gehen
Wie mit Fehlern oder Vorfällen umgegangen wird
Welche Werkzeuge im Betrieb erlaubt sind, am besten mit Verweis auf euer Werkzeugverzeichnis

Schritt 3: Teilnehmende und Datum

Führe eine Liste mit Datum, Dauer, Name der Schulenden Person und den Namen der Teilnehmenden. Jede teilnehmende Person bestätigt mit ihrer Unterschrift oder einer kurzen Bestätigung per Mail. Wer fehlte, bekommt einen Nachholtermin, der ebenfalls vermerkt wird.

Schritt 4: Verständnis prüfen

Ein kurzer Test mit fünf bis zehn Fragen zeigt, ob die Inhalte angekommen sind. Er muss nicht streng sein. Wichtiger ist, dass du siehst, wo noch Unsicherheit besteht, und dass du das Ergebnis zusammen mit dem Nachweis ablegst. Bewahre Ergebnisse so auf, dass sie nur dafür zuständige Personen einsehen.

Schritt 5: Ablegen und Wiederholung planen

Lege alles an einem festen Ort ab, etwa einem Ordner „KI-Kompetenz“ mit Unterordnern je Jahr. Trage den nächsten Termin ein, zum Beispiel in einem Jahr oder sobald ein neues Werkzeug eingeführt wird. Neue Mitarbeitende werden bei ihrem Start unterwiesen und kommen in dieselbe Liste.

Ein Muster für den Nachweis

Ein Blatt reicht: Überschrift „Unterweisung KI-Nutzung“, Datum, Dauer, Leitung, Inhalte in fünf Stichpunkten, Liste der Teilnehmenden mit Unterschrift, Ergebnis des Kurztests, nächster Termin. Mehr braucht ein kleiner Betrieb meist nicht.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Ein Handwerksbetrieb mit sieben Beschäftigten nutzt KI für Angebotstexte und Terminmails. Die Chefin hält eine einstündige Unterweisung, zeigt drei Beispiele aus dem Alltag und bespricht eine Liste mit Daten, die nicht eingegeben werden dürfen. Danach füllen alle einen Kurztest mit acht Fragen aus. Die Chefin heftet Teilnehmerliste, Folien und Testergebnisse in einen Ordner und trägt den Auffrischungstermin für das nächste Jahr in den Kalender ein. Das Ganze kostet einen Nachmittag, und der Nachweis liegt griffbereit.

Wichtig ist, dass der Umfang zum tatsächlichen Einsatz passt. Wer KI nur für Formulierungshilfen nutzt, braucht weniger als ein Betrieb, der KI bei Entscheidungen über Menschen einsetzt.

Typische Fehler

Die Schulung findet statt, aber nichts wird aufgeschrieben.
Es gibt eine Teilnehmerliste, aber keine Angabe zu den Inhalten.
Nach einem Werkzeugwechsel wird nicht erneut unterwiesen.
Personen, die später einsteigen, werden vergessen.

Hilfen für den Nachweis

Den Ablauf samt Folien, Übungen und Teilnahmenachweis bringt die Team-Unterweisung KI mit. Zum Ablegen eignet sich der Nachweis-Ordner, und für die jährliche Planung der Schulungsjahresplan. Passe die Vorlagen immer an euren Betrieb an.

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Stand November 2026.